Fuld JobBeskrivelse
Office Manager
Finans - Facilities
Fuldtid
Leamington Spa, England
Løft din karriere!
Hos Kwalee bliver du en del af en gaming-gigant med et mobilimperium med 1,5 mia.+ downloads samt en blomstrende PC- og konsolafdeling, der har opnået talrige globale toplisteudgivelser på Steam, konsoller og Amazon og skabt millioner af ønskelister. Senest har vi udgivet gennembrudshits som The Precinct og Town to City. Det er en unik chance for at bringe din ekspertise til et globalt studie, der dominerer både mobilspil og indie-PC- og konsolområdet.
Hos Kwalee tilbyder vi ud over en konkurrencedygtig løn også privat sundhedsforsikring, tandforsikring, livsforsikring, Royal London Pension, gratis fitnesscenter på stedet, hundevenligt kontor, LinkedIn Learning, 25 feriedage + helligdage og 1 ekstra feriedag for hvert års ansættelse, maks. 5.
Som assisterende facilities manager får du ansvar for at sikre en smidig drift af Kwalees Leamington Spa-studie. Du samarbejder med interne og eksterne interessenter for at opretholde høje standarder for rengøring, funktionalitet samt arbejdsmiljøsikkerhed og compliance. Sammen med Office Assistant skaber du et livligt arbejdsmiljø, der er rart at være i og fremmer vores teams succes.
Denne rolle er baseret på stedet 5 dage om ugen i vores Leamington Spa-studie, hvor vores daglige kontorsamarbejde fremmer kreativitet og innovation.
Det skal du lave
- Overvåg og styr den daglige kontordrift og administration, og sikr høje serviceniveauer på tværs af rengøring, mad og drikke, engagement, rejser, vedligeholdelse, sikkerhed m.m.
- Tag ejerskab for alle mad- og drikkeordrer samt daglig genopfyldning og styring for at sikre et godt arbejdsmiljø.
- Overvåg rutinemæssige inspektioner af faciliteterne, identificer områder med behov for reparation, og planlæg/overvåg reparationer for at minimere forstyrrelser i driften.
- Overvåg og vedligehold lager af facilitetsudstyr og forsyninger (f.eks. møbler, rengøringsprodukter, kontorudstyr), og sikr, at aktiverne er velholdte og funktionsdygtige.
- Organiser interne teamevents, rejsearrangementer via vores rejsepartnere og relaterede aktiviteter omkostningseffektivt for at styrke teamengagementet.
- Hjælp med at planlægge og optimere kontorindretning, arbejdsstationer og fællesområder for effektiv pladsudnyttelse.
- Koordiner siddepladser, flytninger og indkvartering af nyansatte.
- Led facility-teammedlemmer, herunder rengørings-, sikkerheds- og vedligeholdelsespersonale, og giv vejledning, træning og udvikling for at sikre toppræstationer.
- Organiser og overvåg rejsearrangementer for seniorledere på tværs af virksomheden med balance mellem forretningskrav og omkostninger.
- Deltag i planlægning af kontorengagement som teambuilding-events, spillanceringer, sæsonfester og foodtrucks.
- Hjælp med at implementere miljømæssigt bæredygtige tiltag som energispareprogrammer, genbrugsinitiativer og affaldsreduktion.
- Støt planlægning og udførelse af facilitetsrelaterede projekter som renoveringer, kontorflytninger eller redesign af lokaler, og sikr minimal forstyrrelse af normal drift under opgraderinger eller ændringer.
- Administrer relationer med eksterne leverandører (rengøring, vedligeholdelse, sikkerhed osv.), og forhandl kontrakter og serviceaftaler (SLA'er) for at sikre omkostningseffektive ydelser af høj kvalitet.
- Hjælp med at styre facility-budgettet, spore udgifter og sikre, at ydelser holder sig inden for tildelte budgetter, herunder forslag til besparelser uden at gå på kompromis med kvaliteten.
- Sikr, at arbejdspladsen overholder alle regler for sundhed, sikkerhed, brand og miljø, herunder koordinering af regelmæssige sikkerhedsinspektioner og audits.
- Fastlæg og håndhæv standarder og protokoller for arbejdssikkerhed samt nødprocedurer, vedligeholdelse af udstyr og sikkerhedscompliance.
Det bringer du
- Mindst 3 år i en rolle som office manager, operations eller lignende.
- Meget organiseret med stærk journalføring, sans for detaljer og evne til at multitaske i et dynamisk arbejdsmiljø.
- Dokumenteret erfaring i en lignende rolle, såsom kontorledelse eller en facility-rolle på en mindre lokation, med stærke resultater i at styre faciliteter og drift.
- Tydelig kommunikator, der kan give briefinger og introduktioner til medarbejdere på alle niveauer.
- Erfaring med at håndtere leverandører, entreprenører og relation til udlejer.
- God til Excel og Google Sheets.
- Tidligere erfaring med leverandørstyring.
- Erfaring med budgetstyring og samarbejde med Finance.
- Erfaring med soft services og indsigt i facilitetens tekniske aspekter.
- Dokumenteret erfaring med compliance inden for arbejdsmiljø, herunder gennemførelse af inspektioner og implementering af sikkerhedstiltag.
- Dokumenteret evne til at håndtere beredskab og implementere effektive løsninger.
- IOSH Managing Safely eller villig til at gennemføre det inden for 6 måneder (finansieret af Kwalee).
Generøs ferie:Start med 25 dages årlig ferie plus helligdage. Du får også en ekstra dag for hvert års ansættelse, op til 5 år!
Fleksibelt arbejde:Vi tilbyder kernetid, så du kan arbejde fleksibelt omkring dit liv, samt en pulje af hjemmearbejdsdage til brug efter behov.
Sundhedsdækning:Privat sundhedsforsikring, livsforsikring, en solid pensionsordning samt dækning af tand- og synspleje.
Genopladning: Brug vores fitnesscenter på stedet og en støttende atmosfære, der prioriterer dit velvære.
Gratis mad og drikke:Få energi til dagen med ubegrænsede gratis snacks og drikkevarer.
Gaming-goder:Modtag Steam-koder til alle vores spiludgivelser!
Hundevenligt kontor:Tag din firbenede ven med på vores livlige, sjove kontor.
Kontorplacering:Leamington Spa-kontor med gratis parkering og ladestandere.
Merch og events:Få eksklusivt Kwalee-merch, nyd sjove sæson-events, og hold dig orienteret via regelmæssige town halls.
Vækst og læring:Fuld adgang til LinkedIn Learning til støtte for din løbende faglige udvikling.
Hos Kwalee er vi stolte af at være en arbejdsgiver med lige muligheder, hvor vi mener, at diversitet og inklusion er afgørende for at skabe kreativitet. Vi er forpligtet til at skabe et trygt, imødekommende og støttende miljø, hvor alle kan trives.
Vores kultur bygger på at hylde vores teammedlemmers mangfoldige stemmer, fremme innovation og styrke vores forbindelse til spillerne. Vi arbejder målrettet for at fremme lighed, diversitet og inklusion på alle livets områder, herunder alder, handicap, kønsidentitet, ægteskab og registreret partnerskab, graviditet og barsel, race, religion eller tro, køn og seksuel orientering.
Vi anerkender vigtigheden af selvudvikling, karriereudvikling og trivsel for at fastholde vores talentfulde team. Hos Kwalee hylder vi individualitet og opfordrer alle til at være sig selv på arbejdet.