Vollständige Jobbeschreibung
Office-Manager
Finanzen - Facility
Vollzeit
Leamington Spa, England
Bringen Sie Ihre Karriere aufs nächste Level!
Bei Kwalee werden Sie Teil eines Gaming-Kraftpakets mit einem Mobile-Imperium von 1,5 Mrd.+ Downloads und einem florierenden PC- & Konsolenbereich mit vielen weltweiten Chart-Erfolgen auf Steam, Konsolen und Amazon, die Millionen Wunschlisten erzeugten. Zuletzt wurden Hits wie The Precinct und Town to City veröffentlicht. Eine einzigartige Chance, Ihre Expertise in ein globales Studio einzubringen, das den Mobile- sowie Indie-PC- und Konsolenbereich prägt.
Bei Kwalee bieten wir neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt auch private Krankenversicherung, Zahnversicherung, Lebensversicherung, Royal London Pension, kostenloses Fitnessstudio vor Ort, hundefreundliches Büro, LinkedIn Learning, 25 Urlaubstage + Feiertage und 1 Extratag Urlaub pro Dienstjahr, gedeckelt auf 5.
Als Assistant Facilities Manager sichern Sie den reibungslosen Betrieb des Kwalee-Studios in Leamington Spa. Sie arbeiten mit internen und externen Stakeholdern zusammen, um hohe Standards bei Sauberkeit, Funktionalität, Arbeitssicherheit & Compliance zu wahren. Gemeinsam mit dem Office Assistant schaffen Sie ein lebendiges Arbeitsumfeld, das angenehm ist und den Erfolg unseres Teams fördert.
Diese Rolle ist 5 Tage pro Woche vor Ort in unserem Studio in Leamington Spa angesiedelt, wo unsere tägliche Büro-Zusammenarbeit Kreativität und Innovation antreibt.
Was Sie tun werden
- Den täglichen Bürobetrieb und die Verwaltung überwachen und steuern, mit hohen Servicelevels bei Reinigung, Essen & Getränken, Engagement, Reisen, Wartung, Sicherheit und mehr.
- Alle Bestellungen für Essen & Getränke sowie tägliches Auffüllen und Management übernehmen, um ein tolles Arbeitsumfeld zu sichern.
- Regelmäßige Facility-Prüfungen überwachen, reparaturbedürftige Bereiche erkennen und Reparaturen planen/überwachen, um Betriebsstörungen zu minimieren.
- Bestand an Facility-Ausrüstung und Vorräten überwachen und pflegen (z. B. Möbel, Reinigungsmittel, Bürogeräte), damit Assets gut gewartet und einsatzbereit sind.
- Interne Teamevents, Reisebuchungen über unsere Reisepartner und verwandte Aktivitäten kosteneffizient organisieren, um Team-Engagement zu fördern.
- Bei Planung und Optimierung von Bürolayouts, Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsflächen für effiziente Raumnutzung helfen.
- Sitzordnungen, Umzüge und die Unterbringung neuer Mitarbeitender koordinieren.
- Facility-Teammitglieder wie Reinigungs-, Sicherheits- und Wartungspersonal betreuen sowie Anleitung, Schulung und Entwicklung bieten, um Spitzenleistung zu sichern.
- Reisen für Senior Leaders im Unternehmen organisieren und überwachen, mit Balance zwischen Geschäftsbedarf und Kosten.
- An der Planung von Büro-Engagement-Aktivitäten wie Teambuilding-Events, Spiel-Launches, saisonalen Partys und Foodtrucks mitwirken.
- Bei der Umsetzung umweltfreundlicher Praktiken helfen, etwa Energiesparprogramme, Recycling-Initiativen und Abfallreduzierung.
- Planung und Umsetzung Facility-bezogener Projekte wie Renovierungen, Büroumzüge oder Raumneugestaltung unterstützen und minimale Störungen im Regelbetrieb sicherstellen.
- Beziehungen zu externen Anbietern (Reinigung, Wartung, Sicherheit usw.) managen und Verträge sowie Service-Level-Agreements (SLAs) verhandeln, um kosteneffiziente, hochwertige Services zu sichern.
- Beim Facility-Budget helfen, Ausgaben verfolgen und sicherstellen, dass Services im Budget bleiben, einschließlich Vorschlägen zu Kostensenkungen ohne Qualitätsverlust.
- Sicherstellen, dass der Arbeitsplatz alle Gesundheits-, Sicherheits-, Brand- und Umweltvorschriften erfüllt, einschließlich Koordination regelmäßiger Sicherheitsprüfungen und Audits.
- Arbeitssicherheitsstandards und -protokolle sowie Notfallverfahren, Gerätewartung und Sicherheits-Compliance festlegen und durchsetzen.
Was Sie mitbringen
- Mindestens 3 Jahre in einer Office-Manager-, Operations- oder ähnlichen Rolle.
- Sehr organisiert, mit exzellenter Dokumentation, Blick fürs Detail und Multitasking-Fähigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Nachgewiesene Erfahrung in ähnlicher Rolle, etwa Office Management oder Facilities an einem kleinen Standort, mit starker Erfolgsbilanz im Management von Facilities und Betrieb.
- Klare Kommunikation, mit Fähigkeit, Briefings und Einführungen für Mitarbeitende aller Ebenen zu geben.
- Erfahrung im Management von Lieferanten, Dienstleistern und einer Vermieterbeziehung.
- Sicher in Excel, Google Sheets.
- Frühere Erfahrung im Vendor-Management.
- Erfahrung im Budgetmanagement und in der Arbeit mit Finance.
- Erfahrung in Soft Services mit Einblick in technische Aspekte der Facility.
- Nachgewiesene Erfahrung mit Gesundheits- und Sicherheits-Compliance, einschließlich Prüfungen und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen.
- Nachgewiesene Fähigkeit, Notfallvorsorge zu handhaben und wirksame Lösungen umzusetzen.
- IOSH Managing Safely oder Bereitschaft, dies innerhalb von 6 Monaten abzuschließen (finanziert von Kwalee).
Großzügiger Urlaub: Starten Sie mit 25 Urlaubstagen plus Feiertagen. Für jedes Dienstjahr gibt es einen Extratag, bis zu 5 Jahre!
Flexibles Arbeiten:Wir bieten Kernzeiten für flexibles Arbeiten und Homeoffice-Tage, wenn Sie sie brauchen.
Gesundheitsschutz:Private Krankenversicherung, Lebensversicherung, solide Altersvorsorge sowie Zahn- und Augenversorgung.
Auftanken: Nutzen Sie unser Fitnessstudio vor Ort und eine unterstützende Atmosphäre, die Ihr Wohlbefinden priorisiert.
Gratis Essen & Getränke:Stärken Sie sich mit unbegrenzt kostenlosen Snacks und Getränken.
Gaming-Goodies:Erhalten Sie Steam-Codes für alle unsere Spielveröffentlichungen!
Hundefreundliches Büro:Bringen Sie Ihren Vierbeiner in unser lebendiges, spaßiges Büro mit.
Bürostandort:Bürostandort Leamington Spa, mit kostenlosen Parkplätzen und E-Ladestationen.
Merch & Events:Erhalten Sie exklusiven Kwalee-Merch, genießen Sie saisonale Events und bleiben Sie durch regelmäßige Townhalls informiert.
Wachstum & Lernen:Voller Zugang zu LinkedIn Learning zur Unterstützung Ihrer laufenden beruflichen Entwicklung.
Bei Kwalee sind wir stolz darauf, Chancengleichheit zu bieten. Wir glauben, dass Vielfalt und Inklusion wesentlich sind, um Kreativität zu fördern. Wir schaffen ein sicheres, einladendes und unterstützendes Umfeld, in dem alle aufblühen können.
Unsere Kultur feiert die vielfältigen Stimmen unserer Teammitglieder, fördert Innovation und stärkt unsere Verbindung zu unseren Spielern. Wir setzen uns für Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion in allen Lebensbereichen ein, einschließlich Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, Ehe und Partnerschaft, Schwangerschaft und Elternschaft, Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht und sexueller Orientierung.
Wir wissen, wie wichtig Selbstentwicklung, Karrierefortschritt und Wohlbefinden sind, um unser talentiertes Team zu halten. Bei Kwalee feiern wir Individualität und ermutigen alle, ihr authentisches Selbst zur Arbeit mitzubringen.