Volledige Functieomschrijving
Kantoormanager
Financiën - Facilitair
Fulltime
Leamington Spa, England
Til je carrière naar een hoger niveau!
Bij Kwalee kom je bij een gamereus met een mobiel imperium van 1,5 mld+ downloads en een bloeiende PC & Console-divisie met vele wereldwijde topreleases op Steam, consoles en Amazon, goed voor miljoenen verlanglijsten. Onlangs publiceerden we hits als The Precinct en Town to City. Een unieke kans om je expertise in te zetten bij een wereldwijde studio die zowel mobiel als indie-pc en console domineert.
Bij Kwalee bieden we naast een concurrerend salaris ook: particuliere ziektekostenverzekering, tandartsverzekering, levensverzekering, Royal London Pension, gratis fitness op locatie, hondvriendelijk kantoor, LinkedIn Learning, 25 verlofdagen + feestdagen en 1 extra verlofdag per dienstjaar, tot 5.
Als Assistant Facilities Manager zorg je voor de soepele werking van Kwalee's studio in Leamington Spa. Je werkt samen met interne en externe stakeholders om hoge normen voor netheid, functionaliteit, werkveiligheid en naleving te behouden. Samen met de Office Assistant creëer je een levendige werkomgeving die prettig is en bijdraagt aan het succes van ons team.
Deze rol is 5 dagen per week op locatie in onze studio in Leamington Spa, waar dagelijkse samenwerking op kantoor creativiteit en innovatie stimuleert.
Wat je gaat doen
- Beheer de dagelijkse kantooractiviteiten en administratie en zorg voor hoge serviceniveaus rond schoonmaak, eten & drinken, betrokkenheid, reizen, onderhoud, beveiliging en meer.
- Beheer alle bestellingen voor eten & drinken, naast dagelijkse aanvulling en beheer voor een fijne werkomgeving.
- Voer routine-inspecties van de faciliteit uit, identificeer te repareren punten en plan/begeleid reparaties om verstoring te beperken.
- Bewaak en beheer voorraad van facilitaire apparatuur en benodigdheden (bv. meubels, schoonmaakproducten, kantoorapparatuur), zodat assets goed onderhouden en operationeel zijn.
- Organiseer interne teamevents, reizen via onze reispartners en gerelateerde activiteiten kosteneffectief om teambetrokkenheid te bevorderen.
- Help bij het plannen en optimaliseren van kantoorindelingen, werkplekken en gezamenlijke ruimtes voor efficiënt ruimtegebruik.
- Coördineer zitplaatsen, verhuizingen en de opvang van nieuwe medewerkers.
- Begeleid facilitaire teamleden, waaronder schoonmaak-, beveiligings- en onderhoudspersoneel; bied begeleiding, training en ontwikkeling voor topprestaties.
- Organiseer en beheer reizen voor senior leiders in het hele bedrijf, met balans tussen zakelijke eisen en kosten.
- Neem deel aan planning van kantoorbetrokkenheid, zoals teambuilding, gamelanceringen, seizoensfeesten en foodtrucks.
- Help milieuvriendelijke praktijken invoeren, zoals energiebesparing, recycling en afvalreductie.
- Ondersteun planning en uitvoering van facilitaire projecten zoals renovaties, kantoorverhuizingen of herinrichting, met minimale verstoring van normale activiteiten.
- Beheer relaties met externe leveranciers (schoonmaak, onderhoud, beveiliging, enz.) en onderhandel contracten en servicelevelovereenkomsten (SLA's) voor kosteneffectieve, hoogwaardige diensten.
- Help het facilitaire budget beheren, uitgaven volgen en zorgen dat diensten binnen budget blijven, inclusief voorstellen voor kostenbesparing zonder kwaliteitsverlies.
- Zorg dat de werkplek voldoet aan alle regels voor gezondheid, veiligheid, brand en milieu, inclusief coördinatie van regelmatige veiligheidsinspecties en audits.
- Stel veiligheidsnormen en protocollen op en handhaaf ze, naast noodprocedures, onderhoud van apparatuur en naleving van veiligheid.
Wat jij meebrengt
- Minstens 3 jaar in een kantoor-, operations- of vergelijkbare rol.
- Zeer georganiseerd, met uitstekende administratie, oog voor detail en het vermogen te multitasken in een dynamische werkomgeving.
- Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol, zoals kantoorbeheer of facilitair werk op een kleine locatie, met sterk bewijs van succesvol beheer van faciliteiten en operations.
- Heldere communicator die briefings en introducties kan geven aan personeel op alle niveaus.
- Ervaring met het beheren van leveranciers, aannemers en een verhuurdersrelatie.
- Vaardig met Excel en Google Sheets.
- Eerdere ervaring met leveranciersbeheer.
- Ervaring met budgetbeheer en werken met Finance.
- Ervaring met soft services en kennis van technische aspecten van de faciliteit.
- Aantoonbare ervaring met naleving van gezondheid en veiligheid, inclusief inspecties uitvoeren en veiligheidsmaatregelen invoeren.
- Aantoonbaar vermogen om noodvoorbereiding te beheren en effectieve oplossingen te implementeren.
- IOSH Managing Safely, of bereid dit binnen 6 maanden te behalen (betaald door Kwalee).
Ruime vakantie:Begin met 25 verlofdagen per jaar, plus feestdagen. Je krijgt ook één extra dag voor elk dienstjaar, tot 5 jaar!
Flexibel werken:We bieden kernuren zodat je flexibel rond je leven werkt, en een pot 'thuiswerkdagen' voor wanneer je ze nodig hebt.
Zorgdekking:Particuliere zorgverzekering, levensverzekering, solide pensioenregeling en dekking voor tand- en oogzorg.
Opladen: Gebruik onze fitnessruimte op locatie en een steunende sfeer die je welzijn vooropzet.
Gratis eten & drinken:Kom de dag door met onbeperkte gratis snacks en drankjes.
Gaming-goodies:Ontvang Steam-codes voor al onze gamereleases!
Hondvriendelijk kantoor:Neem je harige vriend mee naar ons levendige, leuke kantoor.
Kantoorlocatie:Kantoor in Leamington Spa, met gratis parkeren en laadpalen.
Merch & events:Krijg exclusieve Kwalee-merch, geniet van leuke seizoensevents en blijf op de hoogte via regelmatige bijeenkomsten.
Groei & leren:Volledige toegang tot LinkedIn Learning ter ondersteuning van je blijvende professionele ontwikkeling.
Bij Kwalee zijn we trots een werkgever met gelijke kansen te zijn, waar we geloven dat diversiteit en inclusie essentieel zijn voor creativiteit. We zetten ons in voor een veilige, gastvrije en steunende omgeving waarin iedereen kan floreren.
Onze cultuur viert de diverse stemmen van onze teamleden, stimuleert innovatie en versterkt onze band met spelers. We zetten ons in voor gelijkheid, diversiteit en inclusie in alle levensgebieden, waaronder leeftijd, handicap, genderidentiteit, huwelijk en partnerschap, zwangerschap en moederschap, ras, religie of overtuiging, geslacht en seksuele gerichtheid.
We erkennen het belang van zelfontwikkeling, carrièregroei en welzijn om ons talentvolle team te behouden. Bij Kwalee vieren we individualiteit en moedigen we iedereen aan zichzelf te zijn op het werk.